会議: アメリカの生産性の死
企業での会議は費用がかかり、生産性を妨げ、多くの場合、時間の無駄です。 ビジネスの生産性を損ない、取り返しのつかないほど文化を傷つける可能性のある XNUMX 種類の会議を次に示します。
- 説明責任を回避するための会議。おそらく、仕事をやり遂げるために責任のある人を雇っているでしょう。彼らに代わって決定するために会議を開いている場合、あるいはさらに悪いことに、彼らから決定を奪おうとしているのであれば、あなたは間違いを犯しています。その人がその仕事をするのを信頼できないなら、その人を解雇してください。
- コンセンサスを広めるための会議. これは少し異なります…通常、意思決定者が保持します。 彼または彼女は自分の決定に自信がなく、その影響を恐れています。 会議を開いてチームから合意を得ることで、彼らは非難を広め、説明責任を軽減したいと考えています。
- 会議を行うための会議. 議題がなく、何も起こらない毎日、毎週、または毎月の会議のために誰かの一日を中断することほど悪いことはありません。 これらの会議は、企業にとって信じられないほど高額であり、多くの場合、XNUMX 回あたり数千ドルの費用がかかります。
すべての会議には、単独では達成できない目標が必要です。たとえば、ブレインストーミング、重要なメッセージの伝達、プロジェクトの分割とタスクの割り当てなどです。 すべての企業がルールを作るべきです – 目標と議題のない会議は、招待者によって拒否されるべきです.
ミーティングがつまらない理由
会議がつまらないのはなぜですか? 会議を生産的にするために、どのような手順を実行できますか? 私は、約 XNUMX 年前に行った会議に関するこのユーモラスな (しかし正直な) プレゼンテーションで、これらすべての質問に答えようとしました。
これは、私が直接行ったプレゼンテーションの拡張ビューです。 このプレゼンテーション ミーティング しばらく来て、私は会議について書きました 過去の生産性。 私はたくさんの会議に出席しました、そしてそれらの大部分はひどい時間の無駄でした。
私が自分のビジネスを始めたとき、私は会議によって私のスケジュールから吸い込まれるのに多くの時間を許したことに気づきました。 私は今、もっと規律があります。 やるべき仕事やプロジェクトがある場合は、会議のキャンセルとスケジュール変更を開始します。 あなたが他の会社のために相談しているならば、あなたの時間はあなたが持っているすべてです。 会議は、他のほとんどの活動よりも早くその時間を食い尽くすことができます。
生産性を向上させる必要があり、リソースが減少している経済では、会議を詳しく調べて、両方を改善する機会を見つけることをお勧めします。
私が会議に遅れたとき、または私が彼らの会議を辞退した理由について、頭を悩ませる人もいます。 彼らは私が遅れて現れるかもしれないのは失礼だと思っています…あるいは全く現れないかもしれません。 彼らが決して認識しないのは、私が価値のある会議に遅れることは決してないということです。 そもそも彼らが会議を開いたり、招待してくれたりしたのは失礼だと思います。
ミーティングの10のルール
- 価値のある会議には、 議題 これには、誰が出席しているか、それぞれが出席している理由、および会議の目的が含まれます。
- 価値ある会議が招集される 必要に応じて. その日の会議で達成される目標がない場合は、繰り返しスケジュールされている会議をキャンセルする必要があります。
- 価値ある会議は、社員として働くための正しい心を集めます。 チーム 問題を解決したり、計画を立てたり、解決策を実行したりします。 招待する人が多ければ多いほど、コンセンサスを得るのが難しくなります。
- 価値のある会議はする場所ではありません 攻撃 または他のメンバーを当惑させようとします。
- 価値のある会議は 尊重、インクルージョン、チームワーク、サポート。
- 価値のある会議は、次のセットから始まります。 目標 誰が、何を、いつその仕事をするかという行動計画を完成させ、完成させます。
- 価値のある会議には、 トピック すべてのメンバーの集合時間を無駄にしないように順調に進んでいます。
- 価値のある会議には、指定された会議が必要です 場所 それはメンバー全員が事前に知っていることです。
- 価値のある会議は、仕事に対する個人的な責任を回避したり、責任を負わせたりする場所ではありません。 お尻を覆う (それはメールです)。
- 価値のある会議は、見せびらかす場所ではありません。 聴衆を得る (それは会議です)。
生産的な会議を行う方法
何年も前に、私はミーティングのやり方を教えてくれるリーダーシップのクラスを受けました。 おかしなことに聞こえるかもしれませんが、大規模な組織との会議には莫大な費用がかかります。 すべての会議を最適化することで、お金を節約し、個人の時間を取り戻し、チームを傷つける代わりに構築しました.
チームミーティングは次のとおりでした。
- リーダー – 特定の目標を念頭に置いて会議を開いている人。
- 筆記 – 会議の議事録と配布のための行動計画を文書化する人。
- タイムキーパー – 会議および会議の個々のセグメントを時間どおりに維持する責任を負う人。
- 門番 – 議題に関する会議および会議の個々のセグメントを維持する責任を負う人物。
すべての会議の最後の10分ほどは、 行動計画。行動計画には 3 つの欄がありました。 誰が、何を、いつ。各アクションでは、誰がその作業を行うのか、測定可能な成果物は何か、それをいつまでに完了するのかが定義されました。合意された成果物について人々に責任を負わせるのが指導者の仕事だった。会議にこれらのルールを制定することで、会議を中断的なものから切り替え、生産的なものにするようになりました。
ミーティングごとに、それが収益を生み出しているかどうか、生産的かどうか、そしてどのように管理しているかを考えてみてください。 私は利用します 予定のスケジュール そして、もし私を招待した人がスケジュールを立てるのにクレジットカードで料金を支払わなければならなかったとしたら、実際に何回会議をすることになるだろうかとよく考えます。次回の会議の費用を給料から支払わなければならないとしても、まだ持っていますか?