RFP360:RFPの痛みを取り除く新しいテクノロジー

RFP360

私はキャリア全体をソフトウェアの販売とマーケティングに費やしてきました。 私は、ホットリードをもたらし、販売サイクルを加速し、取引を勝ち取るために急いでいます。つまり、RFPについて考え、取り組み、対応するために何百時間も投資してきました。これは、新しいビジネスを勝ち取るために必要な悪です。 。

RFPは常に、終わりのないペーパーチェイスのように感じられてきました。これは、製品管理からの回答の検索、法務との競合の実行、ITの問題のトラブルシューティング、財務による数値の確認を必然的に必要とする、悲惨なほど遅いプロセスです。 なじみのある人は知っています—リストは続きます。 マーケティング、販売、事業開発の専門家は、繰り返しの質問に対する以前の回答を非効率的にふるいにかけ、新しい質問への回答を追跡し、情報を確認し、承認を何度も求めることに数え切れないほどの時間を費やしています。 このプロセスは複雑で時間がかかり、組織のリソースに負担がかかります。 

テクノロジーの急速な進化にもかかわらず、多くの企業にとって、RFPプロセスは、XNUMX年以上前の私のキャリアの最初の経験からほとんど変わっていません。 マーケティングチームは、Excelスプレッドシート、共有Googleドキュメント、さらにはメールアーカイブに存在する可能性のある任意の数のソースから取得した回答を使用して、手動プロセスを使用して提案をまとめています。

とはいえ、RFPプロセスがより効率的になることを切実に望んでいるだけでなく、業界はそれを要求し始めています。そこでは、新しいソフトウェアがRFPの展望に多大な影響を与えています。

RFPソフトウェアの利点

RFPの構築の負担を軽減するだけでなく、 RFPの迅速で再現性のあるプロセスを確立すると、収益に直接影響を与える可能性があります。 ここで、新しいRFPテクノロジーが登場します。

RFPソフトウェアは、一般的な質問と回答をコンテンツライブラリに一元化してカタログ化します。 これらのソリューションのほとんどはクラウドベースであり、プロポーザルマネージャー、対象分野の専門家、およびエグゼクティブレベルの承認者間のリアルタイムコラボレーションをサポートします。

特に、 RFP360 ユーザーは次のことができます。 

  • カスタムナレッジベースを使用してコンテンツを保存、検索、再利用します
  • 単一のドキュメントの同じバージョンで同僚と協力する
  • 質問を割り当て、進行状況を追跡し、リマインダーを自動化します
  • 質問を識別して正しい回答を選択するAIで回答を自動化する
  • ナレッジベースにアクセスし、プラグインを使用してWord、Excel、Chromeで提案に取り組みます。

デスクトップレスポンダー

その結果、 RFP360の提案管理ソリューションは、総応答時間を劇的に短縮し、完了することができるRFPの数を増やし、同時に全体的な勝率を向上させることができたと報告しています。

今年は昨年より85%多くのRFPに対応し、進歩率を9%向上させました。

InfoMartの最高戦略責任者EricaClausen-Lee

より迅速な対応により、ビジネスに勝つ可能性が高い、一貫性のある正確で効率的な対応を提供する全体的な機会が増えます。

RFPの一貫性を高める

プラットフォームのナレッジベースを使用すると、ユーザーは過去の提案コンテンツを簡単に保存、整理、検索、再利用できるため、RFP応答をすぐに開始できます。 提案コンテンツの一元化されたハブにより、チームが既存の回答を書き換えることができなくなり、データを収集して、将来の使用に備えて最良の回答を保持できます。

私たちは自分の知識が安全で一貫していることを知っているという安心感を持っています。 誰かが辞めたり休暇を取ったりしても、SMEの専門知識が失われることを心配する必要はありません。 すべての質問と回答がRFP360にあるため、以前の回答を探し出し、誰が何をしているのかを把握しようと何時間も費やしていません。

National GeographicLearningのBeverlyBlakely Jones | センゲージラーニングのケーススタディ

RFPの精度を向上させる 

最も経験豊富なチームメンバーであっても、間違った回答や古い回答を見つけるのは難しい場合があります。 RFPで一般的に発生するクイックターンの期限と組み合わせると、欠陥のある情報が提供されるリスクが高まります。 残念ながら、不正確な情報は、あなたが追求しようとしているビジネスそのものにコストがかかる可能性があるという点で、非常にコストがかかる可能性もあります。 誤ったRFP応答は、検討からの除外、長期にわたる交渉、契約の遅延、またはさらに悪いことにつながる可能性があります。

クラウドベースのRFPソフトウェアは、変更がシステム全体に反映されていることを確信して、チームがいつでもどこからでも応答を更新できるようにすることで、この問題に対処します。

たとえば、このタイプの機能は、製品またはサービスが頻繁に更新され、標準の応答に含める必要がある場合に使用できる優れたツールです。 多くの場合、この種の変更に直面すると、チームは組織図全体を調べて更新が制度的に採用されていることを確認してから、各メンバーにフォローアップして、更新が個々のレベルで行われていることを確認すると同時に、各提案を再確認する必要があります外出する。 疲れます。

クラウドベースのRFPソフトウェアは、ビジネス全体のこれらの変更を管理し、進化するコンテンツの単一の情報センターとして機能します。

RFP効率の向上

RFPソフトウェアの最大の利点は、効率がどれだけ迅速に向上するかです。独自の方法で、このタイプのテクノロジーを使用してRFPを構築するのにかかる時間は、海岸から海岸への運転と飛行の違いに匹敵します。 RFP360を含む多くのRFPソフトウェアソリューションもクラウドベースであるため、迅速な展開が可能であり、結果はほぼ瞬時に得られます。

価値実現までの時間(TtV)は、顧客が契約書に署名してから、価値を完全に理解し、ソフトウェアの可能性を解き放つ「あーは」の瞬間までにかかる時間を追跡する時計があるという考えです。 RFPソフトウェアの場合、この瞬間は通常、契約が締結されてから数週間後、ユーザーが最初のRFPでカスタマーエクスペリエンスチームと協力しているときに発生します。 標準の回答と最初の提案がシステムにアップロードされ、その後、あっという間にソフトウェアが質問を認識して正しい回答を挿入し、RFPの平均約60〜70%を瞬時に完了します。 

RFP360のインターフェースは、最も直感的で、起動して実行するのが簡単であることがわかりました。 私たちの学習曲線はごくわずかであり、パフォーマンスをほぼ即座に向上させることができました。

SwishMaintenanceの販売管理者EmilyTippins | ケーススタディ

RFPプロセスの進化により、ユーザーはより高いレベルの戦略的イニシアチブに集中する時間を取り戻すことができます。 

それは間違いなく私たちをより効率的にしました。 RFP360は私たちに時間を与えてくれ、私たちが本当にプロジェクトを選んで選ぶことを可能にしてくれました。 私たちはもう必死ではありません。 私たちは深呼吸をして、戦略的であることを重視し、適切なプロジェクトを選択し、質の高い応答を提供していることを確認できます。

CareHereの事業開発アソシエイトであるBrandonFyffe

RFPテクノロジーの必需品

  • RFPを超えたビジネス –応答ソフトウェアはRFPだけでなく、情報要求(RFI)、セキュリティおよびデューデリジェンス質問票(DDQ)、資格要求(RFQ)などを管理することもできます。 このテクノロジーは、繰り返し可能な回答を備えた、あらゆるタイプの標準化された質問と回答のフォームに使用できます。
  • クラス最高のユーザビリティとサポート –RFPに取り組むすべての人がスーパーユーザーであるとは限りません。 RFPには、さまざまなレベルの技術スキルを持つ多くの部門および対象分野の専門家からの入力が必要です。 優れたカスタマーサポートを備えた、使いやすく直感的なソリューションを選択してください。
  • 経験と安定性 –他のSaaSテクノロジープロバイダーと同様に、RFPテクノロジーからの定期的な更新と拡張を期待できますが、信頼できる真に有用な機能を提供する経験があることを確認してください。
  • ナレッジベース   –すべてのRFPソリューションには、ユーザーが簡単に共同作業を行い、割り当てられた応答の更新を提供できる検索可能なコンテンツハブが含まれている必要があります。 AIを活用して、一般的な質問とその回答を照合するソリューションを探します。
  • インテリジェントなプラグインと統合 – RFPテクノロジーは、使用するプログラムで機能する必要があります。 WordやExcelなどのプログラムで応答に取り組んでいるときに、ナレッジベースを使用できるプラグインを探してください。 このソフトウェアは、RFPの既存のプロセスをシームレスにサポートするために、主要なCRMおよび生産性アプリケーションとも統合する必要があります。

時間を無駄にせず、より多くのRFPを獲得

RFPは勝利についてです。 これらは、購入者が誰が最適かを判断するのに役立つように設計されており、ビジネスが法案に適合していることを迅速に証明できるほど優れています。 RFPソフトウェアは、プロセスを加速して、より迅速に検討し、より多くのビジネスを閉じ、さらに多くの勝利の機会を提供します。

マーケティングチームが収益業務とさらに連携し、協力するようになるにつれて、RFPテクノロジーはプロセスにとってさらに重要になります。 迅速なRFP応答の需要は消えていません。 したがって、RFPの時間を節約する技術を採用することができなくなるまで待ってはいけません。 あなたの競争相手は確かにそうしません。

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